Workseed Oy:n tietosuojaseloste

Tervetuloa lukemaan, miten Workseed Oy käsittelee henkilötietojasi palvelussamme. Pyrimme selkeyteen ja avoimuuteen, joten tässä selosteessa kerromme yksityiskohtaisesti, mitä tietoja keräämme ja miten niitä käytämme.

Huomioithan, että jotkut palvelumme käyttäjät saattavat julkaista omia tietosuojatiedotteitaan. Suosittelemme lukemaan ne yhdessä tämän selosteen kanssa.

1. Rekisterinpitäjä ja käsittelijät

Workseed Oy:n palvelussa henkilötietojasi käsittelevä taho on oppilaitos tai yritys, joka on hankkinut käyttöoikeuden palveluumme. Tämä taho, rekisterinpitäjä, ilmoittaa omat yhteystietonsa sekä muut tietosuojaan liittyvät tiedot verkkosivuillaan tai omassa tietosuojaselosteessaan.

Pääasiallinen käsittelijä on Workseed Oy (y-tunnus 2733384-1), tietosuojayhteydenotot:

support@workseed.fi, postiosoite: Oppilaankatu 4, 53100 Lappeenranta.

Workseed käyttää seuraavia alikäsittelijöitä Palvelun tarjoamiseksi:

• Alustapalvelutarjoaja (tällä hetkellä Microsoft Azure)
• Sähköposti-ilmoitukset (tällä hetkellä SparkPost)
• Tekstiviesti-ilmoitukset (tällä hetkellä Quriiri)

Käsittelijä ja alikäsittelijät käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden perusteella erillisten, kirjallisten käsittelysopimusten nojalla.

2. Rekisteröityjen ryhmät

Palvelun yhteydessä kerätään ja käsitellään seuraavien rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja:

• Rekisterinpitäjän oppilaat tai työntekijät (”Oppijat”)
• Rekisterinpitäjän opettajat tai kouluttajat (”Kouluttajat”)
• Ulkoisten organisaatioiden arvioijat tai kouluttajat (”Ulkoiset Arvioijat”)

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Seuraavia henkilötietoja kerätään ja käsitellään Palvelussa. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Palvelun käyttämiseksi.

Oppijat

Oppijan nimi

• Käsittelyperuste: Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Tarkoitus: Käyttäjätilin yksilöiminen ja arviointien vieminen järjestelmästä
• Poistaminen: Kun rekisterinpitäjä lakkaa käyttämästä palvelua

Oppijan yhteystiedot

• Käsittelyperuste: Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Tarkoitus: Käyttäjätilin yksilöiminen ja tarpeellisten tiedotteiden lähettäminen
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Oppijan kuva (valinnainen)

• Käsittelyperuste: Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Tarkoitus: Käyttäjän tunnistaminen muille käyttäjille
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Oppijan oppilaitos/työpaikka, Oppijan laitos/rooli

• Käsittelyperuste: Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Tarkoitus: Oppijan yhdistäminen oikeaan rekisterinpitäjään, Kouluttajiin sekä Ulkoisiin Arvioijiin Palvelun käyttämiseksi
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Vastaukset tehtäviin

• Käsittelyperuste: Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b)), Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f))
• Tarkoitus: Arviointien tekeminen (Palvelun ydintoiminnallisuus); Oppijoiden suoriutumisen arvioiminen rekisterinpitäjän toimesta
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Vastauksiin sisältyvät sekalaiset henkilötiedot

• Käsittelyperuste: Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Tarkoitus: Arviointien tekeminen (Palvelun ydintoiminnallisuus)
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Oppijan IP -osoite, Palvelun käyttötiedot

• Käsittelyperuste: Rekisterinpitäjän/Workseedin oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f))
• Tarkoitus: Virheiden ja väärinkäytösten havaitseminen ja niihin puuttuminen, jotta Palvelun saatavuus voidaan varmistaa. Tiettyjen henkilötietojen anonymisointi, jotta voidaan luoda tilastoja palvelun käytöstä. Tiettyyn rekisterinpitäjään liittyvien oppijoiden yleisen suoriutumisen tasosta.
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Kouluttajat / Opettajat

Kouluttajan nimi

• Käsittelyperuste: Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Käsittelyn tarkoitus: Käyttäjätilin yksilöiminen Palvelun käyttämiseksi, ja jotta Kouluttajalle voidaan antaa tarvittavat oikeudet (eli joko normaalit käyttäjän oikeudet tai admin -oikeudet)
• Tietojen poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Kouluttajan yhteystiedot

• Käsittelyperuste: Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Käsittelyn tarkoitus: Käyttäjätilin yksilöiminen Palvelun käyttämiseksi, Palvelun käyttämisen kannalta tarpeellisten tiedotteiden lähettäminen käyttäjälle
• Tietojen poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Oppijan kuva (valinnainen)

• Käsittelyperuste: Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Käsittelyn tarkoitus: Käyttäjän tunnistamisen helpottaminen muille Palvelun käyttäjille
• Tietojen poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Kouluttajan oppilaitos/työpaikka, Kouluttajan laitos/rooli

• Käsittelyperuste: Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Käsittelyn tarkoitus: Kouluttajan yhdistäminen oikeaan rekisterinpitäjään sekä Oppijoihin Palvelun käyttämiseksi
• Tietojen poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Tehtävien kysymykset

• Käsittelyperuste: Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b)). Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f))
• Tarkoitus: Arviointien tekeminen (Palvelun ydintoiminnallisuus)
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Kouluttajan IP-osoite, Palvelun käyttötiedot

• Käsittelyperuste: Rekisterinpitäjän/Workseedin oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f))
• Tarkoitus:
• Virheiden ja väärinkäytösten havaitseminen ja niihin puuttuminen, jotta Palvelun saatavuus voidaan varmistaa.
• Tiettyjen henkilötietojen anonymisointi, jotta voidaan luoda tilastoja Palvelun käytöstä.
• Tiettyyn rekisterinpitäjään liittyvien Oppijoiden yleisen suoriutumisen tasosta.

• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Ulkoiset Arvioijat

Ulkoisen Arvioijan nimi

• Käsittelyperuste: Ulkoisen Arvioijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Tarkoitus: Käyttäjätilin yksilöiminen palvelun käyttämiseksi
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Ulkoisen Arvioijan yhteystiedot

• Käsittelyperuste: Ulkoisen Arvioijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Tarkoitus: Käyttäjätilin yksilöiminen palvelun käyttämiseksi. Palvelun käyttämisen kannalta tarpeellisten tiedotteiden lähettäminen käyttäjälle.
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Ulkoisen Arvioijan oppilaitos/työpaikka, Ulkoisen Arvioijan laitos/rooli

• Käsittelyperuste: Ulkoisen Arvioijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
• Tarkoitus: Ulkoisen arvioijan yhdistäminen oikeaan rekisterinpitäjään sekä oppijoihin palvelun käyttämiseksi
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Tehtävien kysymykset

• Käsittelyperuste: Ulkoisen Arvioijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b)) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)
• Tarkoitus: Arviointien tekeminen (Palvelun ydintoiminnallisuus)
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

Ulkoisen Arvioijan IP-osoite, Palvelun käyttötiedot

• Käsittelyperuste: Rekisterinpitäjän/Workseedin oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)
• Tarkoitus: 
• Virheiden ja väärinkäytösten havaitseminen ja niihin puuttuminen
• Jotta Palvelun saatavuus voidaan varmistaa
• Tiettyjen henkilötietojen anonymisointi, jotta voidaan luoda tilastoja palvelun käytöstä ja tiettyyn rekisterinpitäjään liittyvien oppijoiden yleisestä suoriutumisen tasosta
• Poistaminen: Rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteen mukaisesti

4. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Missä tietojasi säilytetään? Palvelumme palvelimet sijaitsevat EU:n sisällä, joten emme siirrä tietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Kuitenkin joidenkin palveluidemme toimittamiseen saatamme käsitellä tietojasi etäyhteyksillä myös alueen ulkopuolelta.

Miten takaamme tietojesi turvallisuuden? Kun käsittelemme tietojasi EU:n ulkopuolella, noudatamme EU:n asettamia turvallisuusstandardeja. Tämä tarkoittaa, että noudatamme EU Komission päätöksiä ja käytämme vakiolausekkeita. Meillä on myös ylimääräisiä suojatoimia tietojesi suojaamiseksi.

Haluatko lisätietoa? Voit pyytää meiltä kopiota vakiolausekkeistamme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen, joka on mainittu kohdassa 1.

5. Sinun oikeutesi tietojesi suhteen

Mikä on tilanteesi tietojesi kanssa?

• Tiedonpyyntö: Voit kysyä meiltä, käsitelläänkö sinun tietojasi, ja jos käsitellään, niin mitä tietoja ja miksi.
• Oikaisu: Jos huomaat, että meillä on sinusta virheellisiä tai puutteellisia tietoja, voit pyytää meitä korjaamaan ne.
• Rajoita käsittely: Joissakin tilanteissa voit pyytää meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.
• Poista tietosi: Voit pyytää meitä poistamaan tietosi tietyissä tilanteissa.
• Siirrä tietosi: Halutessasi voit pyytää tietosi koneluettavassa muodossa tai siirtää ne toiselle palveluntarjoajalle.
• Tee valitus: Jos olet huolissasi siitä, miten käsittelemme tietojasi, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

6. Pidätämme oikeuden päivittää tätä asiakirjaa

Jos teemme muutoksia, julkaisemme päivitetyn version verkkosivuillamme. Joissakin tapauksissa saatamme myös ilmoittaa sinulle muutoksista sähköpostitse tai palvelumme kautta.

7. Miten käsittelemme muita tietoja?

Keräämme myös tietoja, joista yksittäistä käyttäjää ei voi tunnistaa. Nämä tiedot voivat olla anonyymeja tai yleisiä tilastotietoja. Käytämme näitä tietoja palveluidemme parantamiseksi ja ymmärtääksemme paremmin, miten palveluamme käytetään.

Evästeistä: Käytämme evästeitä seuraamaan palvelumme suorituskykyä. Workseed käyttää tilastoja ainoastaan alustan suorituskyvyn mittaamiseen ja analysointiin.