Tilausehdot

Workseed-palvelun yleiset toimitusehdot

1. Yleistä

Nämä toimitusehdot (jäljempänä ”Toimitusehdot”) koskevat Palveluntarjoajan kehittämää, ylläpitämää ja toimittamaa Workseed-ohjelmistopalvelua (jäljempänä ”Palvelu”). Asiakkaalle voidaan myös tarjota mahdollisuus ostaa ylimääräisiä koulutusmateriaaleja tai sisältöjä (jäljempänä ”Tuotteet”) Palveluntarjoajan verkkokaupasta. Toimitusehtoja sovelletaan myös Tuotteisiin. Palveluntarjoaja antaa Asiakkaalle käyttöoikeuden Palveluun ja Tuotteisiin, joita Asiakas käyttää SaaS-periaatteen (Software as a Service) mukaisesti.

Kulloinkin voimassa olevat Palveluntarjoajan Toimitusehdot ja Workseed- Palveluun liittyvä, Palveluntarjoajan ja Asiakkaan välinen palvelusopimus (jäljempänä ”Palvelusopimus”) muodostavat yhdessä Asiakkaan ja Palveluntarjoajan välisen, Workseed –palveluun liittyvän yhteisymmärryksen. Toimitusehtoja ja Palvelusopimusta on sovellettava rinnakkain. Mikäli Toimitusehtojen ja Palvelusopimuksen ehdot ovat ristiriidassa, Palvelusopimuksen ehtoja sovelletaan ensisijaisesti.

2. Sopimuksen voimaantulo ja kesto, Toimitusehtojen muuttaminen

Palveluntarjoaja ja Asiakas tekevät Palvelusopimuksen kirjallisesti tai sähköisesti. Sopimuksen katsotaan syntyneen sopijapuolten allekirjoitettua Palvelusopimuksen (jäljempänä ”Palvelusopimus”).

Palvelusopimus voidaan myös solmia ja Toimitusehdot hyväksyä siten, että Asiakkaan edustaja painaa ”Hyväksyn” tai vastaavaa tahdonilmausta ostaessaan Palvelun käyttöoikeuden Palveluntarjoajan verkkokaupasta tai muusta verkkoalustasta. Tällaisessa tapauksessa Palvelusopimus ja Toimitusehdot astuvat voimaan molempien osapuolten osalta sen jälkeen, kun Asiakas on painanut ”Hyväksyn” tai tehnyt vastaavan tahdonilmaisun.

Palvelun voimaantulo ja kesto määritetään Palvelusopimuksessa. Ellei Palvelusopimuksessa muuta sovita, Palvelun tai Tuotteen ensimmäisen tilauskauden kesto on kaksitoista (12) kuukautta sopimuksen voimaantulosta tai Tuotteen tilaamisesta. Seuraavat tilauskaudet ovat kestoltaan kaksitoista (12) kuukautta. Tilaus uusitaan automaattisesti seuraavalle tilauskaudelle, mikäli Asiakas ei irtisano Palvelusopimusta tai Tuotetta vähintään yhdeksänkymmentä (90) päivää ennen tilauskauden päättymistä.

Palveluntarjoajalla on oikeus yksipuolisesti muuttaa Toimitusehtoja siten, että muutetut Toimitusehdot astuvat voimaan seuraavan tilauskauden alusta. Mikäli Asiakas ei hyväksy Toimitusehtojen muutosta, Asiakkaalla on edellä mainitun irtisanomisoikeuden lisäksi oikeus kahden viikon kuluessa saatuaan tiedoksi muutetut Toimitusehdot irtisanoa Palvelusopimus päättymään käynnissä olevan tilauskauden loputtua.

3. Palvelun toimittaminen ja hinnoittelu

Palveluntarjoaja tarjoaa Palvelun ja Tuotteet Asiakkaalle ”sellaisenaan” niillä ominaisuuksilla, jotka Palveluun tai Tuotteisiin sisältyvät Palvelusopimuksen tullessa voimaan tai sinä ajankohtana, kun Tuote on tilattu.

Palveluntarjoajan tuottamat Asiantuntijapalvelut kuten ohjelmiston räätälöinti, koulutus ja muu konsultointi eivät sisälly Palveluun. Ne veloitetaan erillisen, kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Palvelun ja Tuotteiden hinnoittelu määräytyy Asiakkaan ja Palveluntarjoajan sopimien hintojen mukaisesti. Asiakas sitoutuu vuokraamaan Palvelun Palvelusopimuksella määritetylle määrälle käyttäjätilejä sopimuksen keston ajaksi. Asiakkaalla ei ole yksipuolisesti oikeutta vähentää vuokrattujen käyttäjätilien määrää sopimuksen ollessa voimassa.

4. Palvelun saatavuus, tuki ja ylläpito

Palvelun ja Tuotteiden kuukausittainen saatavuus pidetään 99,5% tasolla pois lukien tilapäiset palvelukatkokset, jotka voivat aiheutua Palvelun tai Tuotteiden ylläpidosta, rakentamisesta, kunnossapidosta, häiriön tai häiriöiden selvittämisestä tai estämisestä. Palveluntarjoajalla ei ole korvausvelvollisuutta katkoksista. Palveluntarjoaja pyrkii minimoimaan keskeytyksestä aiheutuvat haitat ja ilmoittamaan suunnitellusta keskeytyksestä Asiakkaalle vähintään kahta (2) viikkoa ennen suunniteltua Palvelun keskeytystä, mikäli mahdollista.

Palveluntarjoajalla on velvollisuus maksaa Asiakkaalle takaisin suoritus, jota vastaan Asiakas ei saa palvelua. Myös tilanteissa, jossa Palvelusopimus päättyy esim. irtisanomisen johdosta Palveluntarjoajalla on velvollisuus palauttaa maksut siltä ajalta, kun Asiakas ei saa palvelua.

Palveluntarjoaja ei takaa Palvelun tai Tuotteiden aukotonta saatavuutta, etenkään olosuhteissa, joissa Asiakkaalla ei ole luotettavaa ja riittävän nopeaa internet-yhteyttä. Palveluntarjoaja ei ole vastuussa siitä, mikäli Palvelu tai Tuotteet eivät ole osittain tai lainkaan saatavilla esimerkiksi johtuen siitä, että Palveluun kohdistuu palvelunestohyökkäys tai yleisissä tietoliikenneyhteyksissä on häiriöitä.

Asiakas ymmärtää ja hyväksyy, että Palveluntarjoaja saattaa lakata tarjoamasta tiettyä Palvelun tai Tuotteen ohjelmiston tai sen osan toiminnallisuutta sen johdosta, että ohjelmisto tai sen osa perustuu sellaiseen avoimen lähdekoodin tai muun kolmannen tahon kehittämään kirjastoon tai komponenttiin, jonka kehittäminen/ylläpito on lakannut.

Palveluntarjoaja tarjoaa Palvelulle ja Tuotteille asiakastuen sähköpostitse ja puhelimitse kahden (2) tunnin vasteajalla arkipäivisin maanantaista perjantaihin klo 08:00 – 16:00 välisenä aikana. Asiakkaan yhteydenoton jälkeen Palveluntarjoaja käynnistää välittömästi tarvittavat toimenpiteet asian selvittämiseksi.

Mikäli Palveluntarjoaja toistuvasti (3 kertaa tai useammin kalenterikuukauden aikana) laiminlyö Asiakastuen kahden (2) tunnin vasteaikarajan, on Asiakas oikeutettu 10% hyvitykseen kyseisen kuukauden Palvelun palvelumaksusta.

5. Irtisanomisoikeus, sopimuksen päättyminen

Palveluntarjoajalla on oikeus irtisanoa Palvelusopimus ilman irtisanomisaikaa kirjallisella ilmoituksella, mikäli

• Asiakas ei huomautuksesta huolimatta täytä Palvelusopimuksen tai Toimitusehtojen mukaista sopimusvelvoitettaan tai
• Asiakas tai Asiakkaan käyttäjä on käyttänyt Palvelua tai Tuotteita Palvelusopimuksen tai Toimitusehtojen kohdan 6, 7 tai 11 vastaisesti tai muuten väärin esimerkiksi aiheuttamalla haittaa Palvelun tai Tuotteiden saatavuudelle tai käytettävyydelle tai muiden asiakkaiden Palvelun tai Tuotteiden käytölle tai
• Asiakas ei maksa erääntynyttä, Palveluun tai Tuotteisiin liittyvää suoritusta kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa siitä, kun Palveluntarjoaja on huomauttanut myöhästyneestä suorituksesta.

Asiakkaan oikeus käyttää Palvelua tai Tuotteita päättyy välittömästi Palvelusopimuksen päättymisen tai irtisanomisen jälkeen.

Palvelusopimuksen päättymisen tai irtisanomisen yhteydessä Palveluntarjoaja poistaa Asiakkaan aineiston kahden (2) viikon kuluttua sopimuksen päättymisestä. Asiakkaan vaatiessa Palveluntarjoaja toimittaa aineiston (tietokantasisältö) Asiakkaalle erikseen sovittavassa muodossa.

6. Palvelun käyttöoikeus, Tuotteet

Asiakas saa Palvelusopimuksen voimassaoloaikana ei-yksinomaisen ja ei-siirrettävissä olevan oikeuden käyttää Palvelua omassa sisäisessä käytössään.

Asiakkaalla on oikeus luovuttaa käyttäjätili kolmannen osapuolen käyttöön, mikäli kyseinen osapuoli toimii Asiakkaan kanssa sopimussuhteessa. Käyttäjätilin jälleenmyynti ja edelleen vuokraus on kielletty ilman Palveluntarjoajan etukäteistä kirjallista hyväksyntää.

Palvelun käyttäjätili on henkilökohtainen. Yhden käyttäjätilin jakaminen useamman henkilön kesken ei ole sallittua.

Palveluntarjoaja pidättää oikeuden tarkastaa Asiakkaan käyttäjätilien määrän Palvelun ja Tuotteiden laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi.

Tuotteisiin myönnetään samanlainen käyttöoikeus kuin Palveluun kokonaisuudessaan ja samalle ajanjaksolle, edellyttäen, että Tuotteisiin liittyvät, erilliset suoritukset tehdään ajallaan. Tuotteisiin voidaan soveltaa tämän lisäksi ylimääräisiä ehtoja.

7. Käyttöoikeuden rajoitukset

Palvelua ja Tuotteita saa käyttää ainoastaan alla luetelluilla edellytyksillä. Asiakas sitoutuu huolehtimaan siitä, että Asiakkaan loppukäyttäjät noudattavat käyttöoikeuden rajoituksia, ja Asiakas on heidän rajoitusten rikkomisestaan vastuussa. Palveluntarjoaja voi välittömästi irtisanoa käyttöoikeuden Palveluun tai Tuotteisiin kokonaan tai osittain, mikäli jotain seuraavista rajoituksista rikotaan:

a. Palvelun asiakastilit ovat henkilökohtaisia. Asiakkaan loppukäyttäjät eivät saa jakaa tilejä tai antaa kenenkään muun käyttää omaa tiliään.
b. Asiakkaan käyttäjät eivät saa väärinkäyttää Palvelua esimerkiksi tekemällä palvelunestohyökkäyksen tai muuten haittaamalla Palvelun eheyttä tai saatavuutta.
c. Palveluun tai Tuotteisiin liittyviä aineistoja ei saa antaa tahoille, jotka eivät ole Asiakkaan käyttäjiä, joille on ostettu käyttöoikeus kyseisiin Tuotteisiin tai Palveluun.
d. Palveluun tai Tuotteisiin kuuluvia tai liittyviä aineistoja, erityisesti Tuotteisiin kuuluvia opetusmateriaaleja kuten kuvia, taulukoita tai tekstisisältöjä, ei saa kopioida, siirtää tai jakaa Palvelun ulkopuolelle, muuntaa toiseen formaattiin, tai muutenkaan käyttää mitenkään muuten kuin sisäisesti Palvelun kautta. Aineistojen kääntäminen tai muu muunnelmien tekeminen on nimenomaisesti kielletty.
e. Palveluun tai Tuotteisiin kuuluvia tai liittyviä aineistoja ei saa käyttää käyttöoikeuden päättymisen jälkeen, ja mahdolliset aineistokappaleet tulee välittömästi tuhota käyttöoikeuden päättymisen jälkeen.

8. Tietosuoja ja varmuuskopiot

Palveluntarjoaja vastaa siitä, että riittävät suojatoimet asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimien täytäntöön panemiseksi on toteutettu niin, että Palveluun liittyvä henkilötietojen käsittely täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset ja varmistaa Asiakkaan käyttäjien oikeuksien suojelun.

Palveluun tallennetut henkilötiedot ovat Asiakkaan käyttäjien henkilötietoja. Näiden henkilötietojen osalta Asiakas katsotaan GDPR:ssä tarkoitetuksi rekisterinpitäjäksi ja Palveluntarjoaja käsittelijäksi. Palveluntarjoaja käsittelee Asiakkaan käyttäjien henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan toimeksiannosta erillisten, kulloinkin voimassa olevien kirjallisten käsittelyohjeiden mukaisesti. Asiakas on vastuussa siitä, että Palveluun liittyvästä henkilötietojen käsittelystä, käsittelyperusteesta, käyttäjien henkilötietoihin liittyvistä oikeuksista sekä muista GDPR:n edellyttämistä seikoista annetaan tiedot Asiakkaan käyttäjille, joiden henkilötietoja käsitellään Palvelussa.

Palveluntarjoaja tarjoaa palvelun luotettavan kolmannen tahon toimittamasta pilvipalvelusta siten, että Asiakkaan aineisto säilytetään EU:n alueella, ja Asiakas hyväksyy tämän pilvipalvelualihankkijan käytön. Tämä pilvipalvelu on Palvelusopimuksen allekirjoittamishetkellä Microsoft Azure.

Palveluntarjoaja on vastuussa Asiakkaan aineiston päivittäisistä varmuuskopioista. Palveluntarjoaja vastaa kustannuksista, mikäli Asiakkaan aineistoa joudutaan palvelinympäristön vikaantumisen vuoksi palauttamaan varmuuskopioista.

9. Immateriaalioikeudet

Omistusoikeus ja kaikki immateriaalioikeudet Palveluun sekä Palveluntarjoajan Asiakkaalle toimittamiin materiaaleihin kuten tuotedokumentaatioon kuuluvat Palveluntarjoajalle tai sen lisenssinantajille, mukaan lukien kaikki oikeudet WORKSEED -tavaramerkkiin. Asiakkaalle ei myönnetä mitään IPR lisenssiä WORKSEED –tavaramerkkiin, Palveluun, taikka Palveluun liittyviin ohjelmistoihin tai niiden lähdekoodiin.

Omistusoikeus ja immateriaalioikeudet Asiakkaan ja tai Asiakkaan käyttäjien Palveluun lataamaan sisältöön kuuluvat vastaavasti Asiakkaalle tai Asiakkaan käyttäjälle. Palvelussa on mahdollisuus jakaa Asiakkaan tai Asiakkaan käyttäjän sisältöä Creative Commons –lisenssillä. Tällöin muille käyttäjille annetaan pääsy aineistoon soveltuvin Creative Commons –lisenssin ehdoin. Palveluntarjoaja ei ole vastuussa Asiakkaan tai Asiakkaan käyttäjien materiaalin lainmukaisuudesta, ja mikäli Asiakkaan käyttäjä esimerkiksi merkitsee jaettavaksi Creative Commons –lisenssillä kolmansien aineettomien oikeuksien suojaamaa materiaalia, vastaa Asiakas tästä mahdollisesti aiheutuvasta vahingosta.

Asiakkaalle myönnetään rajoitettu käyttöoikeus Tuotteisiin kuuluviin aineistoihin sisäisesti opetuskäyttöön Asiakkaan Tuotteiden tilausjakson ajaksi. Asiakkaalle ei myönnetä omistusoikeutta tai muitakaan oikeuksia Tuotteisiin tai niihin liittyviin aineistoihin.

10. Palvelun tuottaminen

Palveluntarjoajalla on oikeus tuottaa Palvelusopimuksen mukainen Palvelu ja Tuotteet parhaaksi katsomallaan tavalla. Palveluntarjoajalla on yksipuolinen oikeus tehdä Palvelun tai Tuotteiden tekniikkaan ja käyttöön vaikuttavia muutoksia.

Palveluntarjoajalla on oikeus perustellusta syystä yksipuolisesti lopettaa Palvelun tai Tuotteen jonkin ominaisuuden tuottaminen. Tällöin Palveluntarjoajalla on velvollisuus ilmoittaa muutoksesta Asiakkaalle vähintään kuusi (6) kuukautta etukäteen.

11. Asiakkaan velvoitteet

Asiakas on vastuussa kaikesta Palveluun tallettamastaan aineistosta. Asiakas vastaa, että aineisto ei loukkaa tekijänoikeuksia tai muita immateriaalioikeuksia, henkilötietoihin liittyvää lainsäädäntöä, hyvää tapaa, lakia tai viranomaismääräyksiä. Mikäli tämän kohdan vastaista sisältöä on ladattu Palveluun, Palveluntarjoajalla on oikeus poistaa loukkaava tai laiton aineisto tai sulkea Asiakkaan Palvelu tilapäisesti.

Asiakas käyttää Palvelua ja Tuotteita omalla vastuullaan. Asiakkaan Palvelun käyttäjät ovat velvollisia säilyttämään Palvelun käyttäjätunnukset huolellisesti.

Asiakas sitoutuu varmistamaan, että Asiakkaan käyttäjät käyttävät Palvelua ja Tuotteita Palvelusopimuksen ja Toimitusehtojen mukaisesti. Asiakas vastaa Palvelun tai sen osan luvattomasta käyttämisestä, jakamisesta, kopioimisesta tai jäljentämisestä käyttäjiensä toimesta ja vastaa Palveluntarjoajalle mahdollisesti aiheutuvista vahingoista.

12. Virheiden korjaaminen ja vastuu virheistä

Palvelussa tai Tuotteissa katsotaan olevan virhe ainoastaan, jos Palvelun tai Tuotteen käyttö on kokonaan tai osittain merkittävästi vaikeutunut eikä virhe ollut havaittavissa koekäyttöjakson aikana, ja Asiakas on ilmoittanut Palvelun tai Tuotteen virheestä Palveluntarjoajalle viipymättä, ja joka tapauksessa viimeistään kahden (2) viikon kuluessa virheen havaitsemisesta.

Palvelun tai Tuotteiden käytön estävät virheet pyritään korjaamaan niin pian kuin mahdollista. Asiakkaan on tarkastettava virheen korjaamisen jälkeen, että Palvelu tai Tuote toimii odotetulla tavalla.

Palveluntarjoajan vastuu virheistä rajoittuu virheellisen Palvelun tai Tuotteen korjaamiseen. Jos Asiakkaan ilmoittama vika tai häiriö ei kuulu Palveluntarjoajan virhevastuun piiriin, Palveluntarjoajalla on oikeus veloittaa Asiakkaalta vian tai häiriön etsimisestä tai paikallistamisesta aiheutuvat kustannukset asiantuntijapalveluina erillisen hinnaston mukaisesti.

13. Vastuunrajoitus

Palveluntarjoaja ei vastaa välillisestä tai epäsuorasta vahingosta. Palveluntarjoaja ei vastaa Asiakkaan tietojen tai tiedostojen tuhoutumisesta, katoamisesta tai muuttumisesta ja tästä aiheutuneesta vahingosta tai kuluista.

Palveluntarjoajan vahingonkorvausvelvollisuus Palvelusopimukseen liittyvistä vahingoista tilauskauden aikana on kaikissa tilanteissa yhteensä enintään Palvelun kolmen (3) kuukauden palvelumaksuja vastaava summa.

Nämä vastuunrajoitukset eivät sovellu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettuihin vahinkoihin.

Vahingonkorvausvaatimukset Palveluntarjoajaa vastaan on esitettävä viipymättä, kuitenkin viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluessa vahingon syntymishetkestä tai siitä hetkestä, jolloin vahinko tuli Asiakkaan tietoon. Kaikki vahingonkorvausvaatimukset on kuitenkin esitettävä viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua Sopimuksen voimassaolon lakkaamisesta.

14. Sopimuksen siirtäminen

Osapuolella on lupa siirtää Palvelusopimus ja sen ja Toimitusehtojen mukaiset vastuut ja velvoitteet kolmannelle osapuolelle kirjallisella ilmoituksella.

15. Palvelun maksuehdot

Ellei Palvelusopimuksessa muuta sovita, Palvelun tai Tuotteen laskutusjakso on kuusi (6) kuukautta etukäteen. Laskutusjakson aikana lisätyt käyttäjätilit laskutetaan seuraavan laskutusjakson yhteydessä.

Asiantuntijapalvelut laskutetaan kuukausittain tai erikseen sovittujen ehtojen mukaisesti.

Maksuehto on neljätoista (14) päivää laskun päivämäärästä.

Asiakkaan on esitettävä laskua koskevat huomautukset seitsemän (7) päivän kuluessa siitä päivästä, jolloin lasku on saapunut Asiakkaalle.

Maksun viivästyessä viivästyskorko on korkolain mukainen.

16. Muut ehdot

Palveluntarjoajalla on oikeus käyttää Asiakkaan nimeä jo logoa julkisena referenssinä. Julkaistava aineisto hyväksytetään Asiakkaalla etukäteen.

17. Sovellettava laki ja erimielisyydet

Palvelusopimukseen ja Toimitusehtoihin sovelletaan Suomen lakia pois lukien sen lainvalintasäännöt.

Palvelusopimuksesta tai Toimitusehdoista aiheutuvat tai niihin liittyvät riidat ratkaistaan lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin välityslautakunnan sääntöjen mukaisesti. Riidan ratkaisee yksi välimies. Osapuolet sitoutuvat pitämään välimiesmenettelyyn liittyvät tiedot sekä materiaalin luottamuksellisina, mukaan lukien kyseisen menettelyn olemassaolo, kirjalliset ja suulliset todisteet, lausunnot ja muu materiaali sekä välitystuomio, pois lukien välitystuomion mahdollinen täytäntöönpano siltä osin kuin se on tarpeen.

Sopimus henkilötietojen käsittelystä

1. Yleistä

1.1. Näitä henkilötietojen käsittelyä koskevia ehtoja sovelletaan Asiakkaan ja Palveluntarjoajan välillä Palvelua ostettaessa ja käytettäessä niissä tilanteissa, joissa Palveluntarjoaja toimii henkilötietojen käsittelijänä. Ehdot täydentävät ja ovat osa Asiakkaan ja Palveluntarjoajan välistä Palvelusopimusta ja kulloinkin voimassa olevia Toimitusehtoja.

1.2. Jollei näissä henkilötietojen käsittelyä koskevissa ehdoissa ole toisin sovittu, sovelletaan muilta osin Palvelusopimuksen ja Toimitusehtojen ehtoja. Mikäli Palvelusopimuksen tai Toimitussopimuksen ehdot ja nämä ehdot ovat ristiriitaiset, näitä henkilötietojen käsittelyä koskevia ehtoja sovelletaan ensisijaisesti.

1.3 Tämä Sopimus astuu voimaan Asiakkaan ja Palveluntarjoajan allekirjoitettua Palvelusopimuksen.

2. Määritelmät

Palvelusopimuksen ja Toimitusehtojen mukaisten määritelmien lisäksi sovelletaan seuraavia määritelmiä:

2.1. Henkilötieto on sellainen yksityistä henkilöä tai hänen perhettään koskeva tieto, joka riittää yksilöimään kyseisen henkilön.

2.2. Käsittelijä on tietosuojaa koskevassa lainsäädännössä tarkoitettu henkilötietoja käsittelevä taho, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

2.3. Rekisterinpitäjä on henkilötietolainsäädännössä tarkoitettu taho, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

2.4. Rekisteröity on henkilö, jonka henkilötietoja on tallennettu henkilötietorekisteriin.

2.5. Asiakkaan henkilötieto on henkilötieto, josta asiakas vastaa rekisterinpitäjänä.

3. Sopijapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä

3.1. Asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja Palveluntarjoaja henkilötietojen käsittelijänä, ellei Palvelusopimuksesta tai kohdan 4 mukaisesta Asiakkaan henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta muuta johdu.

3.2. Tällä Sopimuksella sovitaan sopijapuolten tarkemmat tehtävät ja vastuut henkilötietojen käsittelyn osalta.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsiteltävät henkilötiedot

4.1. Palvelun henkilötietorekisterissä Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään ja
tallennetaan Palvelun vaatimiin Asiakkaan ja Asiakkaan käyttäjien tunnistamis- ja vastaaviin tarkoituksiin, Palvelun tarjoamiseksi yhtäältä Asiakkaan ja Palveluntarjoajan välisen Palvelusopimuksen edellyttämällä tavalla ja toisaalta Asiakkaan ja Asiakkaan käyttäjien (opiskelijat, Asiakkaan henkilöstö, harjoittelukohteissa toimivat henkilöt) välisen sopimuksen edellyttämällä tavalla. Rekisteriin tallennetaan henkilötietoja seuraavissa Rekisteröityjen ryhmissä alla kuvatussa tarkoituksessa ja laajuudessa riippuen siitä, mitä Palvelun osia tai ominaisuuksia Asiakkaalla on kulloinkin käytössään:

4.1.1. Palvelua käyttävät opiskelijat. Henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa
Asiakkaan oppilaitoksessa opiskelevien opiskelijoiden nimet, käyttäjätunnukset, kuva ja yhteystiedot kuten esimerkiksi sähköpostiosoitteet. Opiskelijoiden tiedot tallennetaan pääsyn mahdollistamiseksi Palveluun ja opiskelijan tunnistamiseksi, jotta Palvelua voidaan käyttää aiotulla tavalla. Nämä tiedot saatetaan myös saada Asiakkaalta esimerkiksi Asiakkaan omasta käyttöoikeuksien hallinnointijärjestelmästä.

4.1.2. Palvelua käyttävä Asiakkaan henkilöstö. Henkilötietoina rekisteriin voidaan
tallentaa Asiakkaan puolesta tai suostumuksella Palvelua käyttävien Asiakkaan henkilöstöön kuuluvien henkilöiden nimet, käyttäjätunnukset, kuva ja yhteystiedot kuten esimerkiksi sähköpostiosoitteet. Henkilöstön tiedot tallennetaan pääsyn mahdollistamiseksi Palveluun ja käyttäjän tunnistamiseksi, ja jotta opiskelijoiden oppimisprosessin hallinnointiin ja opiskelijoiden arviointiin liittyvät, Palvelun sisällä toteutettavat tehtävät voidaan ohjata oikeille henkilöille. Lisäksi Asiakkaan yhteyshenkilöiden henkilötietoja voidaan käsitellä tilausten mahdollistamiseksi Palveluntarjoajan verkkokaupassa, sekä tilauksiin ja ostoihin liittyvässä viestinnässä. Nämä tiedot saatetaan myös saada Asiakkaalta esimerkiksi Asiakkaan omasta käyttöoikeuksien hallinnointijärjestelmästä.

4.1.3. Palvelua käyttävät harjoittelukohteissa toimivat henkilöt. Henkilötietoina rekisteriin voidaan tallentaa opiskelijoiden harjoittelukohteissa toimivien henkilöiden, esimerkiksi työpaikan ohjaajien nimet, käyttäjätunnukset, kuva ja yhteystiedot kuten esimerkiksi sähköpostiosoitteet. Kyseisten henkilöiden tiedot tallennetaan pääsyn mahdollistamiseksi Palveluun ja käyttäjän tunnistamiseksi, ja jotta opiskelijoiden oppimisprosessin hallinnointiin ja opiskelijoiden arviointiin liittyvät, Palvelun sisällä toteutettavat tehtävät voidaan ohjata oikeille henkilöille.

4.2 Muu Asiakkaan henkilötietojen käsittely. Palveluntarjoaja voi myös käsitellä
Asiakkaan henkilötietoja Asiakkaan ilmoittaman vian tai häiriön etsimiseksi tai korjaamiseksi tai toimittaakseen Asiakkaan edellyttämää, Palveluun liittyvää asiakastukea tai Palvelun kehittämiseksi. Näitä tarkoituksia varten kerätään myös tieto Palvelun käyttäjien IP osoitteista. Käsittelyn tarkoituksena on Palvelun tuottaminen Asiakkaalle ja Asiakkaan käyttäjille Palvelusopimuksen edellyttämällä tavalla, tietoturvan ja järjestelmien toimintakyvyn varmistaminen, ja Palvelun kehittäminen. Palveluntarjoaja takaa, että kyseisissä tilanteissa Asiakkaan henkilötietoa ja aineistoa käsitellään luottamuksellisesti ja vain siinä määrin kuin on välttämätöntä edellä mainittujen tarkoitusten saavuttamiseksi.

5. Palveluntarjoajan yleiset velvollisuudet

5.1. Palveluntarjoaja noudattaa voimassa olevan tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön edellyttämää hyvää tietojen käsittelytapaa ja henkilötietojen suojaamista koskevia säännöksiä ja periaatteita. Palveluntarjoaja vastaa siitä, että Palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön ja Palvelusopimuksen ja Toimitusehtojen vaatimusten mukainen.

5.2. Palveluntarjoaja toteuttaa sellaiset välttämättömät tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla se varmistaa, että sen käsittelemät Asiakkaan henkilötiedot asianmukaisesti suojattuja Palveluntarjoajan käytäntöjen ja Palvelusopimuksen ja Toimitusehtojen vaatimusten mukaisesti. Palveluntarjoaja ylläpitää kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja viranomaisohjeiden mukaisia prosesseja ja dokumentaatioita tietosuojan toteuttamiseksi. Toimenpiteet perustuvat Palveluntarjoajan riskiarviointiin ja niillä varmistetaan henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vikasietoisuus.

5.3. Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja ainoastaan Asiakkaan erityisten ohjeiden ja Palvelun toimittamisen välttämättömän laajuuden edellyttämällä tavalla ja mukaisesti. Palveluntarjoaja ei käytä eikä muulla tavoin hyödynnä Palvelusopimuksen perusteella käsittelemiään henkilötietoja muutoin kuin sopimuksen täyttämisen mukaisessa tarkoituksessa ja laajuudessa eikä Asiakkaan henkilötietoja luovuteta kolmannelle tai käsitellä Palveluntarjoajan omassa toiminnassa muuten kuin Palvelun tarjoamiseksi Asiakkaalle ja Asiakkaan käyttäjille.

5.4. Palveluntarjoaja nimeää tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön Asiakkaan henkilötietojen käsittelyä varten.

5.5. Palveluntarjoaja saattaa Asiakkaan saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen
rekisterinpitäjälle ja käsittelijälle säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten ja tietosuojan toteutumisen arvioimiseksi, ja osallistuu pyydettäessä sovitulla tavalla Asiakkaan vastuulla olevien kuvausten ja muiden dokumenttien laatimiseen ja ylläpitämiseen kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaista korvausta vastaan.

5.6. Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa heitä koskevat henkilötiedot. Asiakas ilmoittaa Palveluntarjoajalle ilman aiheetonta viivästystä kaikista Rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Palveluntarjoaja avustaa Asiakasta, jotta Asiakas pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata näihin pyyntöihin. Pyynnöt voivat edellyttää Palveluntarjoajalta esimerkiksi avustamista Rekisteröidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikaisemisessa tai poistamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa tai rekisteröidyn omien henkilötietojen siirtämisessä järjestelmästä toiseen. Mikäli tietopyyntö esitetään suoraan Palveluntarjoajalle, Palveluntarjoaja ei ryhdy toimiin tietopyynnön toteuttamiseksi ennen kuin se on informoinut Asiakasta tietopyynnöstä ja Asiakas on antanut ohjeet tietopyynnön käsittelemisestä.

5.7. Palveluun tallennettuja Asiakkaan käyttäjien (opiskelijat, Asiakkaan henkilöstö, harjoittelukohteissa toimivat henkilöt) henkilötietoja säilytetään siihen saakka, kunnes käyttäjätili poistetaan, ellei esimerkiksi Asiakkaan lakisääteiset arkistointivelvoitteet edellytä tiedon säilyttämistä tai ellei Asiakkaan käyttäjä ole vaatinut tietojen siirtoa toiseen järjestelmään. Tällöin Palveluntuottaja vastaa, että Palvelu tarjoaa tietojen arkistointiin liittyvän yleiskäyttöisen toiminnallisuuden, kuten tiedon vienti yleisesti käytössä olevaan tiedostoformaattiin. Asiakas vastaa käyttäjän tietojen arkistoinnista ja siihen liittyvistä tiedon tallennusratkaisuista.

6. Palveluntarjoajan henkilöstö

6.1. Palveluntarjoaja noudattaa käsiteltävien Asiakkaan henkilötietojen osalta salassapitoa.

6.2. Palveluntarjoaja huolehtii, että jokainen sen alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy Rekisteröityjen tai Asiakkaan henkilötietoihin, käsittelee niitä ainoastaan Palvelusopimuksen, Toimitusehtojen ja näiden ehtojen mukaisesti.

7. Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja

7.1. Palveluntarjoaja ei saa käyttää Palvelun toimittamiseen alihankkijoita ilman Asiakkaan kirjallista lupaa. Palveluntarjoaja ilmoittaa ja hyväksyttää Asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat ja pitää listan alihankkijoista saatavilla Palvelussa.

7.2. Palveluntarjoaja vastaa käyttämänsä alihankkijan työstä kuin omastaan. Palveluntarjoaja vastaa Asiakkaalle siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan henkilötietojen käsittelijälle asetettuja velvoitteita ja huolehtii siitä, että sillä on kunkin alihankkijan kanssa kirjallinen sopimus, joka kattaa vähintään tämän Sopimuksen mukaiset ehdot henkilötietojen käsittelylle.

8. Palvelun paikka

8.1. Ellei palveluntuotantoalueesta ole toisin sovittu, Palveluntarjoajalla on oikeus käsitellä Asiakkaan henkilötietoja ainoastaan Euroopan talousalueella.

8.2. Rekisteröityjen tai Asiakkaan henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle säännönmukaisesti eikä ilman nimenomaista toimeksiantoon liittyvää ja muusta lainsäädännöstä johtuvaa velvoitetta.

9. Tietoturvavaatimukset ja tietoturvaloukkaukset

9.1. Palveluntarjoaja vastaa Palvelun tietoturvan toteuttamisesta Palvelun luonteeseen ja laatuun nähden riittävän korkealla tasolla ja kulloinkin ajantasaisella tavalla Palvelusopimuksen mukaisesti.

9.2. Palveluntarjoaja ilmoittaa kirjallisesti Asiakkaalle ja tietosuojaviranomaiselle tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä voimassa olevan lainsäädännön ja kulloistenkin viranomaisohjeiden vaatimalla tarkkuudella. Lisäksi Palveluntarjoaja ilmoittaa Asiakkaalle muista Palvelun olennaisista häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia Rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin.

9.3. Palveluntarjoaja selvittää ja dokumentoi havaitun tietoturvaloukkauksen syyt, informoi Asiakasta tietoturvaloukkauksen todetuista syistä ja toteuttaa sellaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joiden voidaan kohtuudella katsoa ehkäisevän vastaavan loukkauksen tulevaisuudessa.

10. Tarkastusoikeudet

10.1. Palveluntarjoaja antaa pyydettäessä Rekisterinpitäjälle kaikki sen tarvitsemat tiedot sen osoittamiseksi, että Palveluntarjoajan suorittama henkilötietojen käsittely on näiden henkilötietojen käsittelyä koskevien mukaista. Palveluntarjoaja sallii Asiakkaan tai tämän valtuuttamien edustajien suorittamat tarkastukset. Asiakkaan tulee ilmoittaa aiotusta tarkastuksesta vähintään kolmekymmentä (30) työpäivää etukäteen.

10.2. Kaikki tarkastukset on toteutettava mahdollisimman tehokkaasti, niin ajallisesti kuin kustannusten osalta, eikä siitä saa aiheutua kohtuutonta haittaa Palveluntarjoajan päivittäiselle liiketoiminnalle eikä Palveluntarjoajan velvollisuudelle huolehtia luottamuksellisuudesta sen muihin asiakkaisiin ja kolmansiin tahoihin nähden.

11. Vahingonkorvaus

11.1. Palveluntarjoaja korvaa Asiakkaalle aiheutuneet vahingot, jotka johtuvat Palveluntarjoajan tai sen alihankkijan virheestä tai huolimattomuudesta henkilötietojen käsittelytoimissa ja jotka rikkovat Palvelusopimusta, Toimitusehtoja tai tätä Sopimusta. Edellä todettu korvausvastuu pitää sisällään sellaiset rekisteröityjen tai valvontaviranomaisen Palveluntarjoajaan kohdistamat korvausvaatimukset, jotka aiheutuvat suoraan Palveluntarjoajan tätä Sopimusta koskevasta rikkomuksesta.

11.2. Sopijapuolen vahingonkorvausvastuu tämän Sopimuksen osalta on rajoitettu siten kuin Toimitusehdoissa on määritelty paitsi tilanteissa, joissa vastuuta koskevat rajoitukset on nimenomaisesti kielletty sovellettavan lainsäädännön nojalla tai muuten ovat laillisesti pätemättömiä tai täytäntöönpanokelvottomia.