Henkilötietojen käsittelystä Workseed -palvelussa

Tässä asiakirjassa kerrotaan henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä Workseed Oy:n (”Workseed”) SaaS-palvelun (”Palvelu”) yhteydessä.

Selvyyden vuoksi yksittäiset Palvelua käyttävät rekisterinpitäjät saattavat julkaista omia,
yksityiskohtaisempia tiedotteitaan omien käyttäjiensä henkilötietojen käsittelystä Palvelussa. Tällöin näitä yksityiskohtaisempia tiedotteita tulee lukea yhdessä tämän asiakirjan kanssa.

1. Rekisterinpitäjä ja käsittelijät

Palvelun yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä on se oppilaitos tai yritys, joka on ostanut Workseedilta Palvelun käyttöoikeuden. Rekisterinpitäjä ilmoittaa omat, tietosuojaan liittyvät yhteystietonsa omilla verkkosivuillaan tai henkilötietojen käsittelyyn liittyvässä tiedotteessaan.

Pääasiallinen käsittelijä on Workseed Oy (y-tunnus 2733384-1), tietosuojayhteydenotot:
support@workseed.fi, postiosoite: Oppilaankatu 4, 53100 Lappeenranta.

Workseed käyttää seuraavia alikäsittelijöitä Palvelun tarjoamiseksi:
• Alustapalvelutarjoaja (tällä hetkellä Microsoft Azure)
• Sähköposti-ilmoitukset (tällä hetkellä SparkPost)
• Tekstiviesti-ilmoitukset (tällä hetkellä Quriiri)

Käsittelijä ja alikäsittelijät käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden perusteella erillisten, kirjallisten käsittelysopimusten nojalla.

2. Rekisteröityjen ryhmät

Palvelun yhteydessä kerätään ja käsitellään seuraavien rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja:
• Rekisterinpitäjän oppilaat tai työntekijät (”Oppijat”)
• Rekisterinpitäjän opettajat tai kouluttajat (”Kouluttajat”)
• Ulkoisten organisaatioiden arvioijat tai kouluttajat (”Ulkoiset Arvioijat”)

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Seuraavia henkilötietoja kerätään ja käsitellään Palvelussa. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä Palvelun käyttämiseksi.

 

Oppijat

Henkilötieto Käsittelyperuste Käsittelyn tarkoitus Tietojen poistaminen
Oppijan nimi
Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Käyttäjätilin yksilöiminen Palvelun käyttämiseksi, ja jotta Oppijaan liittyviä arviointeja voidaan viedä järjestelmästä ulos
Henkilötiedot poistetaan Palvelusta, kun rekisterinpitäjä lakkaa käyttämästä Palvelua, tai henkilötiedot poistetaan
Oppijan yhteystiedot
Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Käyttäjätilin yksilöiminen Palvelun käyttämiseksi, Palvelun käyttämisen kannalta tarpeellisten tiedotteiden lähettäminen käyttäjälle
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Oppijan kuva (valinnainen)
Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Käyttäjän tunnistamisen helpottaminen muille Palvelun käyttäjille
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Oppijan oppilaitos/työpaikka, Oppijan laitos/rooli
Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Oppijan yhdistäminen oikeaan rekisterinpitäjään, Kouluttajiin sekä Ulkoisiin Arvioijiin Palvelun käyttämiseksi
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Vastaukset tehtäviin
Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b)) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)
Arviointien tekeminen (Palvelun ydintoiminnallisuus); Oppijoiden suoriutumisen arvioiminen rekisterinpitäjän toimesta
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Vastauksiin sisältyvät sekalaiset henkilötiedot
Oppijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Arviointien tekeminen (Palvelun ydintoiminnallisuus)
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Oppijan IP -osoite, Palvelun käyttötiedot
Rekisterinpitäjän/Workseedin oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)
Virheiden ja väärinkäytösten havaitseminen ja niihin puuttuminen, jotta Palvelun saatavuus voidaan varmistaa Tiettyjen henkilötietojen anonymisointi, jotta voidaan luoda tilastoja Palvelun käytöstä, ja tiettyyn rekisterinpitäjään liittyvien Oppijoiden yleisestä suoriutumisen tasosta
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa

Kouluttajat / Opettajat

Henkilötieto Käsittelyperuste Käsittelyn tarkoitus Tietojen poistaminen
Kouluttajan nimi
Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Käyttäjätilin yksilöiminen Palvelun käyttämiseksi, ja jotta Kouluttajalle voidaan antaa tarvittavat oikeudet (eli joko normaalit käyttäjän oikeudet tai admin -oikeudet)
Henkilötiedot poistetaan Palvelusta, kun rekisterinpitäjä lakkaa käyttämästä Palvelua, tai henkilötiedot poistetaan
Kouluttajan yhteystiedot
Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Käyttäjätilin yksilöiminen Palvelun käyttämiseksi, Palvelun käyttämisen kannalta tarpeellisten tiedotteiden lähettäminen käyttäjälle
Kouluttajan kuva (valinnainen)
Oppijan kuva (valinnainen)
Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Käyttäjän tunnistamisen helpottaminen muille Palvelun käyttäjille
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Kouluttajan oppilaitos/työpaikka, Kouluttajan laitos/rooli
Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Kouluttajan yhdistäminen oikeaan rekisterinpitäjään sekä Oppijoihin Palvelun käyttämiseksi
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Tehtävien kysymykset
Kouluttajan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b)) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)
Arviointien tekeminen (Palvelun ydintoiminnallisuus)
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Kouluttajan IP -osoite, Palvelun käyttötiedot
Rekisterinpitäjän/Workseedin oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)
Virheiden ja väärinkäytösten havaitseminen ja niihin puuttuminen, jotta Palvelun saatavuus voidaan varmistaa Tiettyjen henkilötietojen anonymisointi, jotta voidaan luoda tilastoja Palvelun käytöstä, ja tiettyyn rekisterinpitäjään liittyvien Oppijoiden yleisestä suoriutumisen tasosta
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa

Ulkoiset arvioijat

Henkilötieto Käsittelyperuste Käsittelyn tarkoitus Tietojen poistaminen
Ulkoisen Arvioijan nimi
Ulkoisen Arvioijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Käyttäjätilin yksilöiminen Palvelun käyttämiseksi
Henkilötiedot poistetaan Palvelusta, kun rekisterinpitäjä lakkaa käyttämästä Palvelua, tai henkilötiedot poistetaan
Ulkoisen Arvioijan yhteystiedot
Ulkoisen Arvioijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Käyttäjätilin yksilöiminen Palvelun käyttämiseksi, Palvelun käyttämisen kannalta tarpeellisten tiedotteiden lähettäminen käyttäjälle
Kouluttajan kuva (valinnainen)
Ulkoisen Arvioijan oppilaitos/työpaikka, Ulkoisen Arvioijan laitos/rooli
Ulkoisen Arvioijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b))
Ulkoisen Arvioijan yhdistäminen oikeaan rekisterinpitäjään sekä Oppijoihin Palvelun käyttämiseksi
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Tehtävien kysymykset
Ulkoisen Arvioijan ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen täytäntöönpano (GDPR artikla 6(1)(b)) Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)
Arviointien tekeminen (Palvelun ydintoiminnallisuus)
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
Ulkoisen Arvioijan IP - osoite, Palvelun käyttötiedot
Rekisterinpitäjän/Workseedin oikeutettu etu (GDPR artikla 6(1)(f)
Virheiden ja väärinkäytösten havaitseminen ja niihin puuttuminen, jotta Palvelun saatavuus voidaan varmistaa Tiettyjen henkilötietojen anonymisointi, jotta voidaan luoda tilastoja Palvelun käytöstä, ja tiettyyn rekisterinpitäjään liittyvien Oppijoiden yleisestä suoriutumisen tasosta
Rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytiedotteessa mainittuna aiempana ajankohtana. Palvelusta rekisterinpitäjän omiin järjestelmiin vietyjen tietojen poistoon sovelletaan rekisterinpitäjän tietosuojatiedotteessa mainittuja periaatteita ja poistoajankohtaa
4. Tiedonsiirrot

EU/ETA -alueella olevien rekisteröityjen osalta Palvelu tarjotaan palvelimilta EU:n alueella, ja henkilötietoja ei siirretä EU/ETA -alueen ulkopuolelle. Henkilötietoja voidaan kuitenkin käsitellä etäyhteydellä EU/ETA – alueen ulkopuolelta Palvelun tarjoamiseksi. Kaikki tällainen käsittely EU/ETA -alueen ulkopuolella perustuu joko EU Komission vastaavuuspäätökseen (GDPR artikla 45) tai vakiolausekkeisiin (GDPR artikla 46), joiden lisäksi Workseed on ottanut käyttöön tarvittavat lisäsuojatoimet varmistaakseen, että rekisteröityjen oikeudet toteutuvat EU/ETA -alueen ulkopuolella. Rekisteröidyillä on oikeus pyytää kopiota vakiolausekkeista ottamalla yhteyttä Workseedin kohdassa 1 mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

5. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet:
• Tietopyynnöt ja oikaisu: Rekisteröidyillä on oikeus tehdä tietopyyntö, ja saada tietää muun muassa
käsitelläänkö hänen henkilötietojaan, mitä henkilötietoja käsitellään, ja käsittelyn peruste ja tarkoitus.
Rekisteröidyillä on myös oikeus vaatia, että epätäydelliset tai virheelliset tiedot oikaistaan.
• Oikeus vaatia käsittelyn rajoittamista: Rekisteröidyillä on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista eräissä tilanteissa.
• Oikeus poistaa henkilötiedot: Rekisteröidyillä on oikeus saada heihin liittyvät henkilötiedot poistettua esimerkiksi, jos henkilötietoja ei enää tarvita käsittelylle määriteltyihin tarkoituksiin, käsittelylle ei ole laillista perustetta, tai tiedot on muusta syystä poistettava.
• Tietojen siirtäminen: siltä osin kuin rekisteröityihin liittyviä henkilötietoja käsitellään automaattisesti ilman rekisteröityjen suostumusta, tai kun käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon, rekisteröidyillä on oikeus vaatia, että heidän tietonsa toimitetaan heille strukturoidussa, yleisesti käytössä olevassa, koneluettavassa formaatissa. Rekisteröidyillä on myös oikeus vaatia, että heidän henkilötietonsa
siirretään toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin se on teknisesti mahdollista.
• Valitusoikeus: Rekisteröidyillä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli he
katsovat, että heidän tietojaan on käsitelty henkilötietolainsäädännön vastaisesti. Workseedin kotipaikan
toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu: https://tietosuoja.fi/en/home

6. Muutokset tähän asiakirjaan

Workseed pidättää oikeuden muuttaa tätä asiakirjaa ajoittain. Muutettu asiakirja julkaistaan yrityksen
kotisivuilla, ja tarvittaessa ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse tai Palvelun kautta.

7. Muiden tietojen kuin henkilötietojen käsittely

Workseed kerää ja käsittelee myös tietoja, joiden perusteella ei voida yksilöidä yksittäisiä käyttäjiä. Lisäksi
Workseed anonymisoi joitain tietoja, ja kerää yleisiä tilastotietoja, jotka eivät sisällä henkilötietoja. Näitä
anonyymejä tietoja tai tilastotietoja voidaan käyttää Workseedin palveluiden kehittämiseen, tai Palvelun
käytön analysointiin.
Workseed käyttää evästeitä, joita käytetään suorituskyvyn tilastointiin. Workseed käyttää tilastoja
ainoastaan alustan suorituskyvyn mittaamiseen ja analysointiin.

Viimeksi päivitetty 9.3.2022